HUNIC Conseil recrute pour son client un Assistant de direction & coordination de la vie d’équipe F/H/NB, dans le cadre d’un CDI à Paris.

Vous aimez organiser, anticiper et trouver des solutions ? Vous appréciez également les échanges et savez prendre des initiatives pour faciliter le quotidien d’une équipe ?

Rattaché à la direction, vous apportez un soutien fiable dans l’organisation de l’activité professionnelle du dirigeant. Vous assurez le suivi des demandes, anticipez les besoins et contribuez à la qualité de la vie au bureau.

Votre objectif : construire une relation de confiance, faire avancer les sujets avec autonomie et apporter une organisation précise, souple et efficace.

En tant que Assistant de direction & coordination de la vie d’équipe, vos missions seront les suivantes :

Organisation et soutien à la direction

• Gérer et actualiser l’agenda, en coordination avec les rendez-vous pris directement par le dirigeant.
• Hiérarchiser les priorités, anticiper les conflits de planning et intégrer les temps de déplacement.
• Organiser les rendez-vous et les réunions : invitations, confirmations, réservation des lieux et accueil des interlocuteurs.
• Suivre les réunions récurrentes, préparer les éléments nécessaires et rédiger les comptes rendus utiles.
• Préparer un point hebdomadaire synthétique sur les rendez-vous à venir, les dossiers en cours et les décisions attendues.
• Organiser les déplacements professionnels avec les prestataires concernés : transports, hébergements et optimisation des itinéraires.
• Anticiper les contraintes pratiques et proposer des solutions adaptées aux habitudes de travail du dirigeant.

Gestion administrative et suivi des demandes

• Filtrer et orienter les appels et les courriers.
• Traiter les courriels relevant de votre périmètre.
• Assurer le suivi des demandes et des échéances jusqu’à leur réalisation.
• Effectuer les relances nécessaires et signaler les points qui appellent une décision.
• Préparer et suivre les notes de frais, les bons de commande et les commandes de fournitures.
• Garantir la confidentialité des informations et des documents traités.

Coordination des attentions et des temps forts professionnels

• Organiser et suivre les invitations aux événements professionnels.
• Identifier les occasions nécessitant une attention particulière auprès des partenaires et des interlocuteurs de l’entreprise.
• Proposer et organiser des attentions adaptées : cadeaux, messages ou modalités d’accueil.
• Coordonner les aspects pratiques de certains temps forts avec les équipes concernées : réservations, transports et transmission des informations.
• Assurer la réalisation des actions dans le respect du cadre et du budget validés.

Animation de la vie d’équipe

• Proposer et organiser des moments de convivialité : petits-déjeuners, déjeuners d’équipe et afterworks.
• Participer à l’organisation de séminaires et de rencontres internes, dans les locaux ou à l’extérieur.
• Accompagner l’accueil des nouveaux collaborateurs et faciliter leur intégration.
• Veiller aux approvisionnements du quotidien et contribuer à un environnement de travail agréable.
• Faciliter la circulation des informations pratiques entre les services.
• Être à l’écoute des besoins et proposer des initiatives favorisant les échanges et la cohésion.

Profil recherché

Vous justifiez d’une expérience réussie en assistanat, en coordination ou en office management. Les parcours différents sont également les bienvenus dès lors qu’ils vous ont permis de développer de solides compétences d’organisation, de suivi et de service.

Rigoureux et réactif, vous savez gérer plusieurs demandes tout en gardant une vision claire des priorités. Vous repérez les incohérences, posez les bonnes questions et cherchez des solutions concrètes.

Vous prenez des initiatives avec discernement. Vous savez avancer de manière autonome, rendre compte simplement et solliciter une validation lorsque cela est nécessaire. À l’aise dans les échanges, vous savez aussi relancer avec tact.

La discrétion et la confidentialité font partie de vos réflexes professionnels. Vous appréciez les fonctions dans lesquelles la confiance se construit par la fiabilité, la qualité du suivi et l’attention portée aux détails.

Accessible et attentif aux autres, vous aimez contribuer à une ambiance de travail positive. Vous avez des idées et prenez plaisir à les concrétiser avec les équipes.

Vous maîtrisez Microsoft Office et Google Workspace. La maîtrise de l’anglais est indispensable pour gérer les échanges professionnels courants.

Votre motivation pour les missions et votre envie de vous investir durablement seront déterminantes.

Les conditions du poste

Contrat : CDI
Localisation : Paris Centre
Prise de poste : à partir de janvier 2027
Rémunération : selon profil et expérience (40/45K€)

Pourquoi rejoindre notre client ?

Ce poste vous permet d’associer organisation, autonomie et relations humaines.

Vous construisez une collaboration directe avec le dirigeant et contribuez concrètement au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Vous disposez également d’un espace pour proposer des idées, améliorer les pratiques et faire vivre le collectif.

L’identité de l’entreprise sera communiquée au cours du processus de recrutement, dans un cadre confidentiel.